Projektcoaching – orientiert an den Projektfunktionen

Sie übernehmen ein Projekt und planen, um den erwünschten Erfolg zu erzielen, sich von einem (Projekt-) Coach begleiten zu lassen.

In diesem Falle ist es Aufgabe des Coaches, Sie als Projektverantwortlichen mit gezielten Fragen zu unterstützen, damit Sie das eigene Projekt verantwortungsvoll planen und realisieren können.

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl von typischen Fragen, gegliedert nach den Projektfunktionen Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam…

…damit Ihr Projektcoaching gelingt.

1. Fragen des Auftraggebers und Auswahl möglicher Arbeitsansätze im Coaching*

Wie kann ich eine gute Projektkultur im Unternehmen/ Bereich entwickeln?

Analyse der bestehenden Projekt- und Unternehmenskultur
Einrichtung des Auftraggeber-Systems
Entwicklung von Hausstandards (z.B. über ein Projekthandbuch)
Projektverständnis: „Das Projekt als Prozess“
Entwicklung von Wissensträgern/ Multiplikatoren zum Thema Projektmanagement
Zielsetzung zur Kulturentwicklung in 1 bis 3 Jahren
Gestaltung von Entwicklungsprozessen im Unternehmen
Verbündete bzw. Herausforderer in dieser Frage

Wie finde ich die richtige Projektleitung?

Anforderungsprofil/ Qualitätsstandards
Zielsetzung an die Projektleitung
Besetzungsprozesse
Verträglichkeit der Anforderungen mit der Unternehmenskultur
notwendige Lernprozesse der Unternehmung in dieser Frage
eigene Lernprozessezu diesem Thema

Wie muss ein richtiger Projektauftrag aussehen?

Grundsätze der Projektbeauftragung
Rolle des Auftraggebers
Rahmenbedingungen der Unternehmung
Schriftliche Standards, Tools
Kick-off Meeting Gestaltung
Wer ist zu beteiligen / zu informieren
Gesprächsführung Auftraggeber – Projektleitung
Vertrauen vs. Controlling/ Monitoring

Wie kontrolliere ich den Projektverlauf?

Grundsätze von Kontrolle und Controlling
Aspekte der bestehenden Unternehmenskultur
Entwicklungsabsichten bezüglich der Unternehmenskultur
Geeignete Controlling-Instrumente/Tools und -prozesse
Kraftfeldanalyse (hemmende und fördernde Faktoren zur Erreichung der Projektziele)
Vorwarnsysteme/Risikomanagement im Projekt
Regelmässige Review-Meetings (AG – PL)

Was kann ich als Projektergebnis erwarten?

Anforderungen an die Zielsetzung (magisches Dreieck)
Lernprozesse auf individueller und Unternehmensebene
Erfolgsfaktorenanalyse / kritische Reflexion am Projektende
Nutzen und Ertrag der „Investition“

Wie setze ich mich in der Unternehmung mit meinen Projektzielen durch?

Strategie-Arbeit/Entwicklung
Kommunikations-Strategien
Pflege der Kommunikationslinien
Stakeholder-Management

2. Fragen der Projektleitung und Auswahl möglicher Arbeitsansätze im Coaching

Was muss ich klären um ein Projekt gut zu übernehmen?

Klärung des Projektstatus: in welcher Phase befindet sich das Projekt
Was ist festgelegt – was kann ich gestalten / mitgestalten?
Bedingungen im magischen Dreieck
Risikoanalysen (inhaltlich, sozial, prozessual, Rahmenbedingungen)
mein Kompetenzrahmen

Was ist als Projektleitung in der Vorphase besonders zu beachten?

Projektideenentwicklung
Promotoren
Kräftefeld (pro/contra) zum Projektthema
Risikoanalysen
Machbarkeitseinschätzung i.S. „Magisches Dreieck“

Wie muss ein richtiger Projektauftrag aussehen?

Grundsätze der Projektbeauftragung
Stimmiges „Magisches Dreieck“, Ressourcensicherung/Ressourcenabstellung aus der Linie
Ergebnisse der Arbeiten aus der Projektvorphase
Rolle der Projektleitung
Rahmenbedingungen der Unternehmung
Schriftliche Standards
Gestaltung des Kick – off Meeting
Wer ist zu beteiligen
Gesprächsführung/Moderation
Vertrauen vs. Controlling/ Monitoring

Wie kontrolliere ich den Projektverlauf?

Grundsätze von Kontrolle und Controlling
Bestehende Unternehmenskultur
Unternehmenscontrolling vs. Projektcontrolling
Entwicklungsabsichten bezüglich der Unternehmenskultur
Geeignete Controllinginstrumente und -prozesse
Vorwarnsysteme

Was kann ich als Projektergebnis erwarten?

Anforderungen an inhaltliche Zielsetzung (magische Dreieck)
Lernprozesse auf individueller und Unternehmensebene
persönliche Nutzen aus dem Projekt

Wie kann ich ein wirksames Projektteam entwickeln?

(moderierte) Teamstartklausur
laufende Teamsitzungen
Delegation und Controlling, Arbeitsteiligkeit fördern
soziale Probleme aufgreifen und bearbeiten
Anerkennung und Erfolgsbeteiligung (z.B. durch nach aussen sichtbar werden) der Teammitglieder

3. Fragen des Projektteams und Auswahl möglicher Arbeitsansätze im Coaching

Wie können wir rasch zu guten Entscheidungen finden?

Entscheidungs- und Problemlösungsmodelle einführen
Teamfähigkeit erhöhen
TZI Modell leben

Wie können wir auf bestimmte Handlungen des Projektumfeldes reagieren?

Kontaktpflege zum „Projektfeld“
Rollenabsprache
Positionsklärung Projekt – Linie – Projektkunde

Wie können wir unsere Arbeitsfähigkeit verbessern?

Entscheidungs- und Problemlösungsmodelle einführen
Teamfähigkeit erhöhen
Beziehungsarbeit
Berücksichtigung der Mitarbeiter-Potentiale bei Arbeitspaketvergabe
Wertschätzung/ Anerkennung

Wie können wir uns als Team besser präsentieren?

Projektmarketing
Rollenklärung
Identität zum Projekt /-ziel entwickeln
Teamqualität permanent weiterentwickeln

Wie können wir einen Konflikt im Team lösen?

Konfliktmoderation und -mediation
Entscheidungen klarer kommunizieren
Delegationskontinuum klarer leben
Selbstverantwortung der Projektbeteiligten als Basisprinzip

Wie können wir einen Konflikt vom Projekt zum Projektumfeld lösen?

Konfliktmoderation und -mediation
Auftragsklärung
Kompetenzklärung

Wie können wir Unklarheiten, offene Punkte mit dem Auftraggeber/ Projektleiter klären?

Auftragsklärung (klarer, aktueller schriftlicher Projektauftrag)
U.S. (klar – unklar – strittig Matrix) Methode einsetzen
Projektplanung
Projektsteuerung / -monitoring

Wie können wir unsere Grenzen erkennen und akzeptieren?

Kompetenzen klären
Differenzieren: was machbar – was nicht
Erfolgsfaktoren klären
Eigene Entwicklung reflektieren
Kontakte und Kommunikation im Projektfeld aktiv pflegen

Wie schliessen wir ein Projekt gut ab?

Abschlussmeeting (Spiegelbild zu Kick-off und Teamstartklausur)
Potentialeinschätzung / -feedback

Wie werden Projekterfahrungen der jeweiligen Führungskraft sichtbar gemacht (MAG/MbO)?

Abklärung des weiteren Weges bei längerer und hoher Abstellung an Projekte (länger 1 Jahr und über 50% )
Kommunikation der Projekterfolge im Haus und Extern

*Quelle: «Projektcoaching – orientiert an den Projektfunktionen» von Wolfgang Döring, Trigon Entwicklungsberatung

Personal- und Organisationsentwicklung, Zweifel+Partner
Hans-Jürg Zweifel